エクセル関数を使いこなすのに必要なたった10個のこと

エクセルの関数は難しい、そう思っている人は多いです。

たしかにエクセルの段階っていくつかあります。
本当に奥が深いソフトです。

エクセルのレベルとしては、すっごくざっと考えて4段階あります。
1) 文字入力できる
↓
2) 関数を知っている
↓
3) 関数を使って簡略化システムを作れる
↓
4) VBAで自動化できる

1) は使いはじめの人ですね。

で、多くの人は(2)の段階で、関数の多さでつまづいてしまい、
おそらく当初の目的であった、(3)の「関数を使った
簡略化システムの作成」に至らないのではないか、と思っています。

けどぼくが思うに、(2)の関数をたくさん覚えるという項目は
スキップする事ができます。

(2)をスキップもしくは最低限だけ理解して、さっさと
(3)の簡略化システムを作った方が、勉強した成果もでるし、
実際に業務も軽くなるので、どんどんと違う仕組みを作る時間もできます。

周りの業務をあらかた簡略化させたら、かなり仕事も早くなっているし、
周りからもエクセルが結構使える人と認識されるようになると思います。

話は戻りますが、実際(2)で覚えるべき関数は10個もありません。

使わない関数を何十個も覚えることよりも、
必要な関数だけを10個だけ覚えることの方が、
量的、精神的にかなり簡単です。

これだけ覚えればOK！よく使う関数＆考え方10選

Sum/Sumif関数

数値の合計を行う関数です。
Sum関数は、指定した範囲内の合計を行うだけの関数で、
sumif関数は指定した範囲内で、指定した文字列と一致した場合のみ
その値を合計する関数です。

かなりよく使う関数ですが、とても簡単な関数です。

Round関数

数値の四捨五入を行う関数です。

価格計算の際に小数点が出てしまった場合や、
海外との取引でレートを使う場合に、使うと便利な関数です。

Round：四捨五入
RoundUp：切り上げ
Rounddown：切り下げ

単純な四捨五入じゃない場合のバリエーションも豊富です。

Substitute関数

置き換えの関数です。
指定した文字を任意の文字に変換することができます。

文字の置き換えよりも、余分な空白や、®、™
などの記号の削除に使う事が多いです。

携帯番号や郵便番号のハイフンを削除するのにも有用です。

Mid関数

文字列の編集にとても便利な関数です。

「指定したセル」の「何文字目」から「何文字」を指定して
抜き出すことができます。

個人的には、Right関数やLeft関数の上位互換かな、
と考えています。

Find関数とも組み合わせて、任意の文字や記号から
何文字目を抜き出すという事もできます。

文字の編集や抜き出しはかなり便利なので、
使えた方が良いと思います。

Mid関数を習得して、文字の編集を簡単にできるようにする

Find関数とIferror関数

Find関数はクセの強い関数です。

なぜなら、指定の文字がなかった時は、
「エラー」になってしまうからです。

エラーが出ていると他の関数が正確に動かない時があるので、
Iferror関数を使って、エラーの場合の処理を行います。

=iferror( find(),””)

このように記述するだけで、Find関数からでる
エラーを空白に変換してくれます。

Find関数はMid関数と組み合わせる事も多いですね。

If関数

If関数は場合分けを行う関数です。

If関数で一見難しそうな関数の代表格ですよね。
けど、実際書いてみるとIf関数自体はめっちゃ簡単な関数です。

If関数を習得する

If関数において難しいのは、If関数ではなくIf関数で発生する分岐だと思います。
いわゆるアルゴリズムですね。

If関数とアルゴリズムについて書いた記事がありますので、
こちらもご参照下さい。

考え方が少し変わるかもしれません。
If関数って難しく考えられすぎだと思う(問題編)
If関数って難しく考えられすぎだと思う(解答編)

vlookup関数

vlookup関数はデータベースから特定のセルに入った
文字や数値を抜き出す関数です。

ほとんどの組織で、顧客や生徒の情報はデータベースとして
保管されていると思います。

データベースとvlookup関数を組み合わせることで、
簡単に色々な書式の書類の作成が可能です。

これはちょっとだけ上級編かもしれませんが、
VBAマクロと組み合わせることで、任意の数の書類を
印刷したり、PDF化したり、FAXで送ることが出来ます。

もちろんメールも自動で送ることができます。
メールはOutlookがお勧めです。

Thunderbirdはメールの作成までは自動化できますが、
メールの送信まではできないので、
完全自動化するならOutlook一択です。

もちろん100件やとか1000件とかでも余裕です。

もし毎日書類を20件や30件印刷やFAXしているという人がいれば、
vlookup関数とVBAマクロのFor i、と印刷さえ覚えれば、
その業務全て自動化できますよ。

vlookup関数を習得する

オートフィルと絶対参照と相対参照

あれ？関数じゃないじゃんと思ったと思います。

そうなんです！関数を使いこなすには関数だけじゃダメなんです。
データベースに対して関数を使う場合、
各データそれぞれに関数を書かなければならない場合があります。

エクセルの神機能であるオートフィルを使えば、
1回だけしか書かなくて良い場合がほとんどです。

ただ、きちんと一般化できていないと、参照セルがズレてしまうので、
何回も式を書かないといけなくなります。

相対参照と絶対参照を理解すれば、大量の式を書く必要がなくなり、
大幅に効率がアップします。

ちなみに絶対参照で使うのは$マークです。
見たことある方も多いと思います。

細分化

細分化って何？って思ったと思いますが、
小学校とかでプログラミングの学習をしているって
いうニュースを見たことはないですか？

小学生の子たちは実際にbasicやC言語を使って
プログラムを作成しているのではなく、
様々な動作を細分化して理解する。もしくは基本動作を
組み合わせて、一定の動作をするということをやっています。

細分化とはプログラミングの考え方の1つで、
物事を細かく理解して、基本動作に落とし込むことです。

細分化の思考ができると、エクセルだけでなく、
日頃の業務や家事など、様々なことを、深く認識することができます。

こちらで細分化について詳しく書いています。
細分化と検索ができればエクセルで関数を使った効率化は簡単にできる

アルゴリズムと関数

最後はアルゴリズムです。

エクセルを勉強したけど関数が出来ない、という人は間違いなく、
アルゴリズムを勉強するだけでエクセルはできるようになります。

アルゴリズムというのは、料理で例えるとレシピです。
関数は包丁とかまな板などの調理器具ですね。食材は元データですね。

食材をどうやって調理するかはレシピ次第です。

このレシピをいくつか覚えるだけで、エクセルへの対応力は
段違いに変わってきます。

現在は下記のみですが、アルゴリズム練習用の例題は
追って掲載したいと思っています。
If関数って難しく考えられすぎだと思う(問題編)
If関数って難しく考えられすぎだと思う(解答編)

ぜひアルゴリズムを身に付けて、エクセルは得意ですよ、
と胸を張って頂ければと思っています。

そして、自身の仕事を簡略にし、より充実した日々を送って欲しいです。

まとめ

エクセルに必要な関数は驚くほど少ないことが分かって頂けたと思います。

正直、他の関数は覚える必要はありません。
ググればある程度出てきますので、
まずはご自身の作業の簡略化を行って貰いたいと思います。

関数を使いこなすためには、まずこれらの関数を理解するのが近道です。
その後、実際に簡略化したい業務について、
覚えたエクセル関数を使って簡略化を始めて下さい。

上記の10個を理解した後で、また別の本で関数を勉強する、
なんてことは絶対にしてはいけません。

必ず挫折します！

実際に目の前にある簡略化すべき業務と対峙して下さい。

分からないことがあったら細分化する。
細分化しきっても分からなければ、
大概のことはグーグル先生が教えてくれます。

グーグル先生が教えてくれない時は、細分化が甘いという
可能性が高いです。

最初は時間が掛ると思いますが、何とか踏ん張ってみてください。
やりきった後と前では必ず見る世界が変わりますから。

ABOUT ME

カフェインレス

いま日本では、残業するのがアタリマエ。仕事はしんどくて当然。みたいな風潮がありませんか？ ぼくには娘がいるのですが、将来、社会に対して暗い気持ちになってしまったらイヤだな、と。 定時で帰るのを当然のこととするために、「本質的な技術」や「小手先のテクニック」を紹介しております。 仕事に慣れたところで、10-20%程度しか仕事は早くなりません。エクセルを学んだり、考え方を変えると90%以上の業務時間が短縮ができる事があります。 仕事って人生で一番時間を使うことなので、その仕事のうちの「作業」だけでも自動化できれば、仕事のクオリティは段違いになります。 あなたの仕事のステップを一段階上げるために。また、毎日にゆとりをもたらすための一助になりたいと思っています。