たった7行のVBAで完成する成績表などの自動印刷システムの作り方

こんにちは！仕事効率化コーチのカフェインレスです。

今回は、例えば中学校の先生をやっていて、生徒全員分の成績表を作る必要があるとき、
1クリックで生徒全員分の成績表を印刷まで完了させるVBAマクロを組む方法を解説します。

この方法を応用すると、成績表だけでなく、データベースがあるものはほとんど一気に印刷できるようになります。
また、実際に記述したVBAのコードを掲載しますが、50枚の印刷に要した行数は7行でした。

たったの7行で50枚の印刷が完了します。
ちなみに、VBA中の50という数字を1,000にすると、1,000枚印刷されます。

今回の場合、データベースがないので51～1,000枚目はエラーになりますが、
データベースがあれば1,000枚正確に印刷されます。

手で頑張ってやる時間の何倍も早いです。
覚えないと損ですね。。

それでは、解説していきます！

VBA記述前のシステムについて

まずはデータベースの形式です。
今回はこの様なデータベースを使います。1～50番まで、50種のデータが入っています。

次に出力の書式です。
出力の書式はこちらを用います。この形式で50枚の印刷を行います。

データを出力形式に入れる際は、計算用シートを経由しています。

VBA記述前のこの状態のエクセルファイルをこちらにアップロードしておきます。

成績表の自動印刷システム（w/o VBA)

1 ファイル 26.39 KB

ダウンロード

これらのデータは下記の記事で作成したものになりますので、
0からここまでを見たい場合は、下記の2つの記事をご覧下さい。
vlookup関数をオートフィルで簡単に書く方法
 vlookup関数を使った書類作成を短時間で終わらせる一工夫

これらの記事の理解とVBAの下準備を行った上でこの記事を読むと、
自動出力システムの作成も難しくありません。
エクセルVBAを使う前の下準備|開発タブの設置と拡張子の設定

ぜひチャレンジして頂きたいと思います。
恐ろしく仕事が早くなりますよ。

VBAの記述内容

それでは実際にVBAを記述していきましょう。
たった7行といいましたが、実際に記述したVBAのコードはこちらです。

エクセルもアップロードしておきます。
VBAのコードは開発タブから確認して下さい。 >>開発タブの場所はこちらをご参照下さい。

クリックしたら印刷がスタートするボタンもつけようかと思ったのですが、
間違ってボタンをおしてしまった際に、いきなり50枚も印刷が開始されたら
申し訳ないので、ボタンの設置はやめておきました^^;

また、誤印刷防止のため、2枚までしか印刷できないようにしてあります。
（もし5枚とか印刷してみたい場合は、for i = 1 to 2 の「2」の数字を変更してみてください。)

成績表の自動印刷システム（w/i VBA)

1 ファイル 27.95 KB

ダウンロード

このようにデータベースからデータを取得して、一定の書式に出力するシステムはたった7行で記述できます。
なんかこれぐらいなら出来るんじゃないか、という気がしませんか？

ちなみにこのVBAマクロを走らせる場合は、
下記の再生ボタン？をクリックしたり、

下記の様にVBAマクロを関連付けたボタンを作って、
このボタンをクリックします。

7行のVBAの意味の説明

この7行を細かく説明しますと、4つのパートに分かれます。
コードと内容を色で対応させてあります。

1. モジュールの開始と終了宣言
2. 1 から50まで処理を繰り返す
3. 管理番号の数字の変更
4. 印刷する

—
Sub autoprint()

Dim i As Long
For i = 1 To 50

Worksheets(“sheet2”).Range(“O3”).Value = i
Worksheets(“Sheet2”).Range(“A1:L27”).PrintOut

Next i
End Sub
—

それでは、それぞれを細かく見ていきましょう。

1. モジュールの開始と終了宣言

—
Sub autoprint()

End Sub
—

この2行はVBAマクロに必ず必要な要素です。
autoprintはこのVBAマクロの名前です。

VBAマクロでは、「Sub 名前 () 」が最初に入り、
最後に「End sub」が必ず入ります。

2. 1 から50まで処理を繰り返す

For と Next で囲まれた間の処理を指定した回数だけ繰り返します。
1 to 50 と書くと、1,2,3,…50と順番に「i」に数字を入力します。

—
Dim i As Long
For i = 1 To 50

Next i
—

Dim i As Long というのは、「i」は数字ですよって意味です。
「i」は1から50まで変化するので変数といいますが、変数は数字なのか文字なのか、を
最初に宣言する必要があります。

数字の場合は「Long」、文字の場合は「String」ととりあえず宣言しておけば大丈夫です。

ちなみに、VBAの教科書とかには、数字の宣言にintegerという形式がよく使われていますが、
integerよりlongの方が大きな数字も扱えるし、処理速度も早いので、常にlongを使っておけば良いです。

3. 管理番号の数字の変更

Worksheets(“sheet2”).Range(“O3”).Value = i

sheet2のO3セルの数字を「i」にしてねっていう意味です。
「i」にするということは、1,2,3…と、数字がどんどんと変化していくことを指します。

i=1の時に、O3に1を入力して、印刷。
次は、i=2の時O3に2を入力して、印刷。
次は・・・、とi=50まで同じ動作を繰り返します。

for i = 1 to 50 step 2 と書けば、
1,3,5,7…という順番にも出来たりします。

4. 印刷する

Worksheets(“Sheet2”).Range(“A1:L27”).PrintOut

A1：L27の範囲を印刷してねという意味です。
プリンタを指定したりもできます。

この書式は最もシンプルですので、印刷機の指定は行っていません。
そのため、デフォルトのプリンターから印刷されます。

もしプリンターを変更したい場合は、コントロールパネルのデバイスとプリンターから

そのプリンターを変更するか、「VBA プリンター指定」で検索してみてください。
すぐに答えが出てくると思います。

検索の練習も大事ですので、ここだけは敢えて書かずにおこうと思います。

VBAのコードのまとめ

今回記述したVBAマクロの情報をまとめると、このようになります。

—
iという数字を1から50まで順番に変更していくから、
iという数字が変更されたら、その都度その数字をO3に入力して印刷して。
印刷が終わったら次の数字(+1した数)で同じ処理を行うよ。

iが50までいったら終わりにして。
—

これでおしまいです。
意外と簡単じゃないです？

たったこれだけで、単純作業から開放されるのであれば、
VBAを勉強してみるのも良いのかな、と思って貰えたら嬉しいです。

もし自分の書式を自動化したいなら

vlookup関数を使って、データベースからデータを抽出できている状態を前提に進めさせて頂きます。
vlookup関数を使ったデータの抽出については、下記の2つの記事を参考にして下さい。
vlookup関数をオートフィルで簡単に書く方法
 vlookup関数を使った書類作成を短時間で終わらせる一工夫

上記を見ても、じゃあ実際に自分の書式に当てはめるにはどうしたら良いかなー、となると思うので、
ご自身の書式に当てはめる方法も解説します。

—
Sub autoprint()

Dim i As Long
For i = 1 To 50 ← 枚数を変更する場合は、50を任意の数字に変更して下さい。

Worksheets(“sheet2”).Range(“O3”).Value = i

Worksheets(“sheet2”) ← sheet2をご自身のシート名に変更して下さい。
Range(“O3”) ← O3をvlookupの検索値を指定している値に変更して下さい。

Worksheets(“Sheet2”).Range(“A1:L27”).PrintOut ← 範囲を”A1 ～ L27″から、任意の範囲に変更して下さい。
範囲の書き方はダブルクオーテーション(“) + セル + コロン(:) ＋セル＋ダブルクオーテーション(“)です。

Next i
End Sub
—

変更が必要な所は4箇所ですね。
これらをご自身の書式に合わせるだけで、自動印刷システムの作成が可能です。

これができれば仕事の効率は大きく上がるので、ぜひ試してみてください。

なお、システムを動かして止めたい時は、Escボタンを長押ししてください。
また、システムを動かす前は2とか3枚の印刷で試し刷りを行って下さい。