効率化を先延ばしせずに習慣化したら半年で仕事時間が半分に！

今日は、自分が「つい行動しちゃう」という状況を作る「習慣化」について、

アドラー心理学 x コーチングで有名な、金メダリストのメンタルコーチも努めていた平本あきおさんの、
「先のばしグセを撃退する「習慣化の心理学5ステップ」というセミナーを受け、

それがすごく面白く、しかも変わった方法だったので、

その内容に自分の体験を交えてシェアしたいと思います。

例えば、「ブログを書きたくて仕方ない！やべー！！」という心の状態が作れれば、きっとブログの記事数は増えますし、アクセス数も増えますよね。

「走りたくて仕方ない！やべー！！」という心の状態になれば、おのずとダイエットには成功しますよね。

これらの心の状態を狙って作り出し、理想の自分になる方法を紹介します！

頑張って習慣化しようとしても続かない理由

ぼくもこれまで英語だったりエクササイズだったりジム通いだったり、続けようと頑張ったけど続かなかった事が数多くあります。

特にダイエット関係は全く続いてないです。

例えばジム。

奥さんから強い「やせろ」プレッシャーを受けたのと、運動不足解消のために近所のジム(メガロス)に通っていた時期がありました。

ジムって安くても月に一万円近くするので、

元を取るためにも、「ジム行かなきゃ！ジムでめっちゃトレーニングするんや！」

と思って、週に1回ぐらいジムに行ってゆっくり45分ぐらい走ったり、見よう見まねでちょっとだけウエイトトレーニングをしていました。

体を動かすこと自体は好きだったので、ジムに行く事はちょっとした楽しみではありました。

けど、ジムって一回行くと2時間〜3時間ぐらい掛かるんですよね。

当時、奥さんは妊娠中で、奥さんの勧めでジムに通い始めたものの、

ジムに行くと露骨に奥さんの機嫌が悪くなり、

ジム自体は楽しいんですけどジムに行くと奥さんの機嫌が悪くなるので、だんだんとジムに行きにくくなりました。

そうなると、だんだん足が遠のいていき、初月こそ週に1回は通っていたものの、

すぐに月に2回、翌月は月に1回。

その翌月には月に1度も行かなくなってしまいました。

月に一万も払ってんのに…という気持ちはあるものの、どうしてもジムに行く気にはなれませんでした。

ジムに行けない自分を責めてましたし、ジム自体もだんだん嫌いになり、

そのままジムも辞めてしまいました。

結局、6ヶ月も続きませんでしたし、ちっともやせませんでした。

下りのエスカレーターに乗った状態

実はこの状態、平本先生が言うには「行動」と「不快」が結びついている状態だそうです。

だから、ジムに行くのにすごく精神力が必要になるので、

続かないのは仕方ない事だそうです。

「奥さんが不機嫌になる」 = 「不快」なので、そりゃジム通いは続かないよなー、と。

ぼくの場合は「奥さんの不機嫌さ」でしたけど、忙しさによってジムに行けないという方もいると思います。

健康のためにジムに行きたいとは思うものの、時間を使うことに抵抗があってなかなかジムに行けない。。

この場合も、「ジムに行くこと」 = 「仕事時間や体力の消費」（不快）となり、

ジム通いを続ける事が難しくなります。

この様に「行きたい気持ちはある」けど、「頑張らないと行けない」、と

強い精神力を必要とする場合は、いわば下りのエスカレーターを逆走している状態です。

頑張らないと登れない！達成できない！！

→ 結局は続かない…という事になります。

ちなみに、ぼくは他にも多くの事を続けられませんでした。英語や転職、ツイッター、お風呂上がりのエクササイズなど、挙げれば枚挙にいとまがありません。

特に英語に関しては外資系なのに話せないので、今現在進行系で困ってます笑

頑張らないでもついついやってしまう、という状態になれば

もしぼくが頑張らないでもついつい英語をやっていれば、ぼくはとっく英語で仕事ができるようになっていると思います。

また、頑張らないでもついついジムに通っていれば、今頃はムキムキマッチョになっていると思います。

このように、「ついやってしまう」ぐらいその行動が好きになれば、「頑張らないでも」自分のレベルアップさせる事ができます。

数は少ないのですが、ぼくも上手く習慣化できたことがあり、それにより恐ろしく仕事のレベルがあがった事があります。

それは何かというと、このブログのメインテーマである仕事の効率化です。

社会人1年目の7月頃に一通り仕事を覚えて一人で営業に出る事になりましたが、

最初は全ての仕事に時間が掛かってしまい、帰るのは早くても21時頃でした。

けど当時の会社があまり好きでなかったぼくは、転職するために勉強がしたかったんです。

大学時代の先輩が商社に就職していて、それがすごくカッコ良かったという単純な動機です。

商社に入るためには英語と簿記が必要と教えて貰っていたので、それを勉強したかったんです。

しかも、転職の際は自分の営業成績も必要になると思っていたので、「良い営業成績」＋「勉強時間の確保」が必要でした。

しかし21時に帰ったところで、疲れて勉強どころではありません。

これは弱った…どうしようと思って最初は途方に暮れてましたが、とりあえず仕事を効率化しないとどうしようもない。。と思い、

「1日1%の効率化」を目標に、仕事の効率化を始めました。

とはいえ、何からやったらよいか分からなかったので、とりあえずすぐに出来る辞書登録から始めました。

辞書登録とは、パソコンに入っている辞書に単語を登録することです。

例えば、

・お客さんの名前や会社名を入力するのがめんどくさいなー → 辞書に登録

株式会社AAA 佐伯様  → 「さえき」と入力すると「株式会社AAA 佐伯様」と表示されるように。

1日1%なので、1日1件やればOK！とし、毎日最低1件は登録するようにしました。

（ちなみに全てのパソコンに辞書機能は入ってます。Microsoft IMEとか GoogleIMEなど。もちろんiPhoneやMacにも入っています。）

また、これはぼく自身の特性かもしれませんが、効率化した箇所の仕事は「めんどくさい」と思えずに、「おっ！この人この前登録したぞ^^」とラッキーな気持ちで対応することが出来ました。

この辞書登録が地味に効率がよかったんです。

調子に乗ってメールもテンプレートを作ったり、よく使う言葉も辞書にどんどん登録していきました。

例えば、

「ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。」を「g」に、
「当日はどうぞよろしくお願い致します。」を「t」に登録しておくなど、

下図の様に、よく使う言葉を登録しておくと、いちいち打つ必要がなくなるので、すごく時間短縮になりました。

地味な効率化ですけど結構楽しかったので、他の仕事も効率化しました。

ぼくの会社は見積書等にはエクセルを使っていたので、見積書を効率化しようと考えました。

ただこの頃は関数も書けませんでしたが、Google先生で調べて「四則演算」と「参照」だけで簡単に入力できる見積書を作ることができました。

・見積書のフォーマットが製品ごとに違っててめんどくさいなー → エクセルで見積書が簡単に作れるように

・ある申請書のフォーマットがわかりにくい→ 入力しやすいフォーマットを自分で作って、そこに入力すると申請書に反映されるように

地味ですが、これでもやっぱり仕事が早くなりました。特に見積書は一日に何件も作るので、大幅な時間短縮になりました。

こうなってくると、どんどん効率化が楽しくなりました。

さらに効率化しよう！と思ってどんどん考え方が大胆になってきます。

・客先に訪問して営業するのが非効率だなー → 客先に行かなくても問い合わせだけで売上が上がる仕組みを作れないかな？

ここは流石にパソコンだけではどうしようもないので、心理学を勉強して、

「どうやったら同じ物を売る10人の営業マンから自分を選んで貰えるか」、を徹底的に追求した結果、3ヶ月で一日の問い合わせが10件を超え、訪問先での営業提案はしなくて良くなりました。
（ただそのきっかけは、お客さんを手伝っている時に、スーツのおしりが「パーン」と音を立てて盛大に破れたことです笑 めっちゃ恥ずかしかったですが、そのおかげで人間関係の硬さが取れた気がします。）

売上も営業内でトップクラスで、唯一2年連続で目標を達成しました。

しかしあまりにも効率化しすぎた結果、2年目には仕事が12時から14時ぐらいに終わってしまっていました。

この頃、営業はなんだか合わないなーと感じていたのですが、営業から良い条件で転職できるのが営業ばかりだったので、

他部署に異動願いを出し、完全移籍までの半年間ぐらいは、2年目の10月から別部署の仕事も兼任させて貰いました。

けど新しい仕事はあまりにも非効率で、初めてやった時は45分掛かりました。でもその時に思ったのは、「やばい、この仕事効率化できそう…キラーン」でした。

結局、その仕事を効率化するためにエクセルVBAを習得し、始めは45分掛かった仕事も、エクセルVBAでツールを作製すると、6ヶ月後には1クリックになりました。

めちゃめちゃ難しかったので、出来たときは本当に嬉しかったです。未だにこのシステムより難しいシステムを作ったことがありません。

このツールの作製前は、お客さんから頼まれてから長い時は1週間掛かってたその仕事が、ツール作製後は10分でお客さんに回答できるようになりました。

10分での回答を心がけていたのは、お客さんを驚かせたかっただけなんですけどね。

自分の仕事はあらかた効率化してしまったので、そこから更に他の人の仕事も全部効率化しました。最終的には会社の基幹システムまで作ってしまいました。（なぜなら、効率の良いいシステムを組めそうだったからです。）

これぐらいぼくは効率化と「快」が結びついています。正直、効率化は楽しくて仕方ないんです。

効率化が楽しすぎたせいで転職もどうでもよくなりましたし、会社全体を効率化した成果としてある年の年収が100万円上がった事もあります。

また最も効率的に自社製品を販売するために、マーケティングも始めました。

時間はあったのでマーケティングの勉強と実践を繰り返していたら、マーケティング部署を作って貰えたので、今はマーケティングの専任者として楽しく働いています。

ただ最近は、メール一通で何千人の人に読んで貰えるぐらい影響力がついてきたので、
できるだけお客さんに喜んでもらえる、お客さんの課題を解決するような内容にしています。

自分の会社の利益も大事ではあるのですが、それよりも自分の仕事を通して、ほんの少しでも日本の研究の役に立てたら、と思って仕事をしています。
（ちなみに会社は研究系のメーカーで、研究者がお客さんです）

上りのエスカレーターに乗る方法

実はぼくも最初から効率化がめっちゃ出来たわけではありません。