勉強してもエクセルが身につかない理由|関数の簡単な攻略法

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人と話していると、その業務であればエクセルで簡単にできますよ、という話によくなります。
 
 
すると、「エクセルはかじったけど、いまいち使いこなせなくて。」という返答を結構な確率で貰います。

どうやって勉強しました?と聞くと、本を買って最初からやったんですけど、全然進まなくてー、と。
 
 
本を買って前から順番に勉強する。
これはエクセルの勉強をする際に一番やってはいけないパターンです。
 
 

 
 
なぜなら、エクセルで使う関数や技術って、
人によって様々ですけど、そんなに多くないんですよね。
 
 
けど本だと、薄いと売れないしカッコ悪いから、とにかく色んな事を書いています。

みなさんの中にも、本で勉強した技術のなかに、
全く使ったことのない技術があるのではないでしょうか?

それを勉強すると、どうなるか。
使わない知識ばっかり増えて、全然業務は改善されません。
 
 
さらに、使えないことばかりなのですぐに飽きてしまい、
エクセルって難しい、全く面白くない、、となってしまいます。
 
 
えっ、本いらないの?
本で勉強してはいけないなら、どうしたら良いの?
 
 
そう思って貰えると嬉しいです。
 
 
 
もしあなたがエクセルで業務改善しようとしたことがあるなら、
そのやり方は間違ってません。むしろ大正解です!
 
 
もしエクセルと同時にアルゴリズムや、システムの細分化について同時に学んでいたら。
もし最低限の知識だけ身に付けて、ほんの少しでもエクセルで業務を効率化できたなら。

おそらく、エクセルに対する印象は全く違っていたと思います。
 
 
アルゴリズム…難しそうな単語が出てきて嫌だな、と思われたかもしれません。

アルゴリズムってなんなのか、っていうと、
厳密には違いますが、パターンです。
 
 
アルゴリズムを料理に例えると、
関数は、フライパンなどの調理器具、
データは、お肉や玉ねぎなどの素材、
アルゴリズムは、調理方法です。
 
調理方法を知らずに料理は出来ないですよね?
 
 
 
アルゴリズムに関する簡単なクイズを出題します。

あるセルの数字が1だったら・、2だったらー、3だったら△、4だったら□です。

では、ある数字が5だったらどうですか?6だったら?
なお、数字は8まであるとします。
 
 
 
 
 
 
 
分かりましたか?

正解は五角形、六角形ですね。
ちなみに、八角形までと限定したのは、
百角形だとほぼまるなので、
・と○では、表記の仕方によってはどちらもまると認識し兼ねないからです。

ある数字がnだったらn角形になるというパターンですね。
(nが3以上の場合)
 
 
 
ではもう少しエクセルっぽい問題にします。

今ここに、A1からA100に1から10の数字がランダムに入力されています。
この時、1が入力されていないセルは何個あるでしょうか?
なお、1は12個あるとします。COUNTIF関数を使って回答してください。

COUNTIF関数の書き方は、=countif(A1:A100,1) です。

分かりますか?
 
 
実際の数字が入ったエクセルも用意しました。
解答の参考になると思います。
ここからダウンロードして下さい。


 
 
小学校の四則計算にCOUNTIF関数が入った状態ですね。
頭の中では、パッと100-12=88と計算できますね。

けど、COUNTIF関数を使って…と言われた瞬間に
頭がフリーズしてしまいませんか?

しかも、COUNTIF関数の書き方も書いてあるのに、
脳が考えるのを拒否してしまっていませんか?
 
 
なんかめんどくさそう…。やっぱりやーめた。
別にそんな大事なことじゃないし、ってなりませんか?
 
 
けど、下記のように問題が書いてあると簡単に分かると思います。
A1からA100のセルに1は何個ありますか?COUNTIF関数を使って数えてみてください。
なお、COUNTIF関数の書き方は=countif(A1:A100,1)です。

これなら簡単に解けると思います。
 
 
1個目と2個目の出題で何が違うかと言うと、
1個目は100- COUNTIF関数、
2個目は COUNTIF関数のみ、
と1個目では入れ子、つまり式の中に関数の入った形になっていますね。

もう少し具体的に書いてみます。


 
 
 
入れ子になっただけで、どうですか?
急に難しくなったように感じませんか?
 
 
つまり、エクセルに抵抗のある人は、
関数単独なら理解できても、
入れ子になった途端に難しく考えてしまって先に進めないんです。
 
 
では、どうしたらいいのか。

簡単です。
入れ子を使わなければ良いんです。

つまり、まず =countif(A1:A100,1) を一つのセルで計算し、
12という値を得てから次に100-12を行えば良いんです。
先ほどのエクセルのAシートを見て下さい。
 
 
このように、入れ子を使わずに関数を書くことで、
非常に簡単に、欲しい値が取り出せます。
 
 
しかも、不思議なことに、これを繰り返していると、
いつの間か入れ子で計算できるようにもなります。
 
 
エクセルって使う関数は結構少ないです。
(20個もない気がします。)
なので、簡単に覚えることができます。
 
 
 
しかも、完璧に関数を覚えてしまう必要もありません。
必要なら調べればいいだけですし、
エクセルも数式バーで教えてくれます。
(ちょっとわかりにいですが)

 
 
 
ぼくも COUNTIF関数の順番が、範囲、値なのか、値、
範囲なのかは覚えてません。暗記は大の苦手です。

ただ、例えば COUNTIFなら、調べる値と同じ値のセルの数を教えてくれる
ぐらいなんとなく覚えておけば大丈夫です。
 
 
暗記の最高峰であると思われる司法試験だって、
全ての文書を余すことなく暗記するのではなく、
六法全書にこういう事書いてあるなーと認識していれば受かるらしいです。
 
 
大学受験でも、数学の公式なんてある程度覚えおけば、
難関大学の数学も解くことができます。
 
 
関数という新しい概念を全部覚えようとするから挫折してしまうので、
なんとなく、こんな関数あるなー、を10個程度覚えておけば、
あとはググればなんとかなります。経験上。

関数に慣れないうちはとにかく、
1セルに対して1関数、を意識してエクセルを使いましょう!

まとめ

エクセルを書くには、とにかくシンプルに書くということが大切です。

初心者のうちは、あまり綺麗に書くということにこだわらずに、各セルに
各関数を1つずつ書くという意識をしましょう。

また、本を買ってしまった人も、その本を有効活用する方法があります。
その本を1から覚えることに使わずに、分からないところが出てきたときの逆引き辞典として使って下さい。

どういうこと?と思われた方は、詳しくは下記の記事を参照にして下さい。
【アンケート結果】 中級者以上のエクセル習得法はたった2種類だった
 
 
エクセルを勉強する時にやってしまいがちな、関数の暗記についても書いています。

エクセルの関数なんて暗記する必要は全くありません。
むしろ暗記をしてしまうと、業務改善が遠のくだけです。

エクセル関数の暗記は時間の無駄|最高率なエクセル勉強法
 
 
 
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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