心理学・人間関係

効率化を先延ばしせずに習慣化したら半年で仕事時間が半分に!

こんにちは、カフェインレスです。

今日は、自分が「つい行動しちゃう」という状況を作る「習慣化」について、

アドラー心理学 x コーチングで有名な、金メダリストのメンタルコーチも努めていた平本あきおさんの、
「先のばしグセを撃退する「習慣化の心理学5ステップ」というセミナーを受け、

それがすごく面白く、しかも変わった方法だったので、

その内容に自分の体験を交えてシェアしたいと思います。

 

例えば、「ブログを書きたくて仕方ない!やべー!!」という心の状態が作れれば、きっとブログの記事数は増えますし、アクセス数も増えますよね。

「走りたくて仕方ない!やべー!!」という心の状態になれば、おのずとダイエットには成功しますよね。

これらの心の状態を狙って作り出し、理想の自分になる方法を紹介します!

頑張って習慣化しようとしても続かない理由

ぼくもこれまで英語だったりエクササイズだったりジム通いだったり、続けようと頑張ったけど続かなかった事が数多くあります。

特にダイエット関係は全く続いてないです。

例えばジム。

奥さんから強い「やせろ」プレッシャーを受けたのと、運動不足解消のために近所のジム(メガロス)に通っていた時期がありました。

ジムって安くても月に一万円近くするので、

元を取るためにも、「ジム行かなきゃ!ジムでめっちゃトレーニングするんや!」

と思って、週に1回ぐらいジムに行ってゆっくり45分ぐらい走ったり、見よう見まねでちょっとだけウエイトトレーニングをしていました。

体を動かすこと自体は好きだったので、ジムに行く事はちょっとした楽しみではありました。

 

けど、ジムって一回行くと2時間〜3時間ぐらい掛かるんですよね。

当時、奥さんは妊娠中で、奥さんの勧めでジムに通い始めたものの、

ジムに行くと露骨に奥さんの機嫌が悪くなり、

ジム自体は楽しいんですけどジムに行くと奥さんの機嫌が悪くなるので、だんだんとジムに行きにくくなりました。

そうなると、だんだん足が遠のいていき、初月こそ週に1回は通っていたものの、

すぐに月に2回、翌月は月に1回。

その翌月には月に1度も行かなくなってしまいました。

 

月に一万も払ってんのに…という気持ちはあるものの、どうしてもジムに行く気にはなれませんでした。

ジムに行けない自分を責めてましたし、ジム自体もだんだん嫌いになり、

そのままジムも辞めてしまいました。

結局、6ヶ月も続きませんでしたし、ちっともやせませんでした。

下りのエスカレーターに乗った状態

実はこの状態、平本先生が言うには「行動」と「不快」が結びついている状態だそうです。

だから、ジムに行くのにすごく精神力が必要になるので、

続かないのは仕方ない事だそうです。

「奥さんが不機嫌になる」 = 「不快」なので、そりゃジム通いは続かないよなー、と。

正直、自分の意志が弱いわけじゃないんだと思って少しホッとしました。

 

ぼくの場合は「奥さんの不機嫌さ」でしたけど、忙しさによってジムに行けないという方もいると思います。

 

健康のためにジムに行きたいとは思うものの、時間を使うことに抵抗があってなかなかジムに行けない。。

この場合も、「ジムに行くこと」 = 「仕事時間や体力の消費」(不快)となり、

ジム通いを続ける事が難しくなります。

 

この様に「行きたい気持ちはある」けど、「頑張らないと行けない」、と

強い精神力を必要とする場合は、いわば下りのエスカレーターを逆走している状態です。

頑張らないと登れない!達成できない!!

→ 結局は続かない…という事になります。

 

ちなみに、ぼくは他にも多くの事を続けられませんでした。英語や転職、ツイッター、お風呂上がりのエクササイズなど、挙げれば枚挙にいとまがありません。

特に英語に関しては外資系なのに話せないので、今現在進行系で困ってます笑

 

頑張らないでもついついやってしまう、という状態になれば

もしぼくが頑張らないでもついつい英語をやっていれば、ぼくはとっく英語で仕事ができるようになっていると思います。

また、頑張らないでもついついジムに通っていれば、今頃はムキムキマッチョになっていると思います。

このように、「ついやってしまう」ぐらいその行動が好きになれば、「頑張らないでも」自分のレベルアップさせる事ができます。

楽しくてついついやってしまった結果

数は少ないのですが、ぼくも上手く習慣化できたことがあり、それにより恐ろしく仕事のレベルがあがった事があります。

それは何かというと、このブログのメインテーマである仕事の効率化です。

社会人1年目の7月頃に一通り仕事を覚えて一人で営業に出る事になりましたが、

最初は全ての仕事に時間が掛かってしまい、帰るのは早くても21時頃でした。

 

けど当時の会社があまり好きでなかったぼくは、転職するために勉強がしたかったんです。

大学時代の先輩が商社に就職していて、それがすごくカッコ良かったという単純な動機です。

商社に入るためには英語と簿記が必要と教えて貰っていたので、それを勉強したかったんです。

 

しかも、転職の際は自分の営業成績も必要になると思っていたので、「良い営業成績」+「勉強時間の確保」が必要でした。

しかし21時に帰ったところで、疲れて勉強どころではありません。

 

これは弱った…どうしようと思って最初は途方に暮れてましたが、とりあえず仕事を効率化しないとどうしようもない。。と思い、

「1日1%の効率化」を目標に、仕事の効率化を始めました。

 

とはいえ、何からやったらよいか分からなかったので、とりあえずすぐに出来る辞書登録から始めました。

辞書登録とは、パソコンに入っている辞書に単語を登録することです。

 

例えば、

・お客さんの名前や会社名を入力するのがめんどくさいなー → 辞書に登録

株式会社AAA 佐伯様  → 「さえき」と入力すると「株式会社AAA 佐伯様」と表示されるように。

1日1%なので、1日1件やればOK!とし、毎日最低1件は登録するようにしました。

(ちなみに全てのパソコンに辞書機能は入ってます。Microsoft IMEとか GoogleIMEなど。もちろんiPhoneやMacにも入っています。)

 

また、これはぼく自身の特性かもしれませんが、効率化した箇所の仕事は「めんどくさい」と思えずに、「おっ!この人この前登録したぞ^^」とラッキーな気持ちで対応することが出来ました。

この辞書登録が地味に効率がよかったんです。

 

調子に乗ってメールもテンプレートを作ったり、よく使う言葉も辞書にどんどん登録していきました。

例えば、

「ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。」を「g」に、
「当日はどうぞよろしくお願い致します。」を「t」に登録しておくなど、

下図の様に、よく使う言葉を登録しておくと、いちいち打つ必要がなくなるので、すごく時間短縮になりました。


思いつきでポンポン登録していたので、448種の単語やよく使う文章を登録しているみたいです。(他は顧客名辞書など、自社、代理店、顧客のそれぞれの部署名や名前の辞書で、合計1000件近く登録していました。)

地味な効率化ですけど結構楽しかったので、他の仕事も効率化しました。

 

ぼくの会社は見積書等にはエクセルを使っていたので、見積書を効率化しようと考えました。

ただこの頃は関数も書けませんでしたが、Google先生で調べて「四則演算」と「参照」だけで簡単に入力できる見積書を作ることができました。

・見積書のフォーマットが製品ごとに違っててめんどくさいなー → エクセルで見積書が簡単に作れるように

・ある申請書のフォーマットがわかりにくい→ 入力しやすいフォーマットを自分で作って、そこに入力すると申請書に反映されるように

 

地味ですが、これでもやっぱり仕事が早くなりました。特に見積書は一日に何件も作るので、大幅な時間短縮になりました。

こうなってくると、どんどん効率化が楽しくなりました。

 

さらに効率化しよう!と思ってどんどん考え方が大胆になってきます。

・客先に訪問して営業するのが非効率だなー → 客先に行かなくても問い合わせだけで売上が上がる仕組みを作れないかな?

ここは流石にパソコンだけではどうしようもないので、心理学を勉強して、

「どうやったら同じ物を売る10人の営業マンから自分を選んで貰えるか」、を徹底的に追求した結果、3ヶ月で一日の問い合わせが10件を超え、訪問先での営業提案はしなくて良くなりました。
(ただそのきっかけは、お客さんを手伝っている時に、スーツのおしりが「パーン」と音を立てて盛大に破れたことです笑 めっちゃ恥ずかしかったですが、そのおかげで人間関係の硬さが取れた気がします。)

売上も営業内でトップクラスで、唯一2年連続で目標を達成しました。

 

しかしあまりにも効率化しすぎた結果、2年目には仕事が12時から14時ぐらいに終わってしまっていました。

この頃、営業はなんだか合わないなーと感じていたのですが、営業から良い条件で転職できるのが営業ばかりだったので、

他部署に異動願いを出し、完全移籍までの半年間ぐらいは、2年目の10月から別部署の仕事も兼任させて貰いました。

 

けど新しい仕事はあまりにも非効率で、初めてやった時は45分掛かりました。でもその時に思ったのは、「やばい、この仕事効率化できそう…キラーン」でした。

結局、その仕事を効率化するためにエクセルVBAを習得し、始めは45分掛かった仕事も、エクセルVBAでツールを作製すると、6ヶ月後には1クリックになりました。

めちゃめちゃ難しかったので、出来たときは本当に嬉しかったです。未だにこのシステムより難しいシステムを作ったことがありません。

 

このツールの作製前は、お客さんから頼まれてから長い時は1週間掛かってたその仕事が、ツール作製後は10分でお客さんに回答できるようになりました。

10分での回答を心がけていたのは、お客さんを驚かせたかっただけなんですけどね。

 

自分の仕事はあらかた効率化してしまったので、そこから更に他の人の仕事も全部効率化しました。最終的には会社の基幹システムまで作ってしまいました。(なぜなら、効率の良いいシステムを組めそうだったからです。)

これぐらいぼくは効率化と「快」が結びついています。正直、効率化は楽しくて仕方ないんです。

効率化が楽しすぎたせいで転職もどうでもよくなりましたし、会社全体を効率化した成果としてある年の年収が100万円上がった事もあります。

 

また最も効率的に自社製品を販売するために、マーケティングも始めました。

時間はあったのでマーケティングの勉強と実践を繰り返していたら、マーケティング部署を作って貰えたので、今はマーケティングの専任者として楽しく働いています。

 

ただ最近は、メール一通で何千人の人に読んで貰えるぐらい影響力がついてきたので、
できるだけお客さんに喜んでもらえる、お客さんの課題を解決するような内容にしています。

自分の会社の利益も大事ではあるのですが、それよりも自分の仕事を通して、ほんの少しでも日本の研究の役に立てたら、と思って仕事をしています。
(ちなみに会社は研究系のメーカーで、研究者がお客さんです)

上りのエスカレーターに乗る方法

実はぼくも最初から効率化がめっちゃ出来たわけではありません。

けど、毎日1%は効率化しよ!って決めて、

お客さんや定型文を辞書登録し、それによりちょっと時間が短縮できたな~
→ 効率化楽しい!他の事にもチャレンジしてみよう!

と、パソコンに入っている辞書機能が効率化のきっかけです。

 

辞書登録のように、最初はめっちゃ小さな事でも構いません。

平本先生は、むしろ最初は「やらなくてもよい」とさえ言っています。

どういう事か、次項で解説します。すごく理に適っていると思います。

ついついやってしまう習慣化への3つのステップ

  1. 「苦」でなくす
  2. 「日常」になじませる
  3. 「快」と結びつける

これが習慣化への3つのステップです。

なんとなく分かるような難しいようなって感じですよね…。分かります。。ぼくも最初は「???」でした。

でも具体例を書くと、なーんだ!ってなるのでご安心下さい。

「苦」でなくす

実は行動を習慣化出来ない一番の原因は、

自分の行動と「苦痛」の感情が結びついていることなので、

まずは「苦」でなくす事から始めよう!というのが平本先生の理論です。

そして、「苦」でなくすためにする事は、下記の4つです。

  • ちゃんとやらない
  • 最後までやらない
  • 効果が出るまで頑張らない
  • わざわざ時間をとらない

頑張るな、てきとうにやるんだ!って言われるとビックリしますよね。。

ぼくも同じです。片付ける時は徹底的にやるタイプです。だからこそ、めったに片付けないんですけどね。。

そもそも、日本人はてきとうにやることに免疫がありません。

やる時は結構頑張っちゃうんですよね!けど、「苦」の状態で頑張ってしまうと、よっぽど精神力が強くないと続ける事ができません。

なので、「苦痛」ではなくする事が大切です。

そのためにも、最初は「頑張る」のではなく、「慣れること、嫌いではない状態になること」が重要です。

もちろん、「苦」ではない人もいらっしゃると思います。

そんな方はラッキーですね!ぜひ次のステップから始めましょう。

 

「苦」からの脱出を英語を例にすると、

5分でも良いから、ラジオ的にとりあえず自分の好きな話題のTEDを流しておいて、

今日は英語を勉強した!自分頑張ったー!と褒めたり、

TEDを聴くのではなく、ラジオ的に流した状態で、ケーキだったり好きなお菓子を食べたり、好きなことをします。決して聞いてはいけません。

(下記にぼくの好きなTEDを紹介します。決して真剣に聴かないで下さいね)

 

「苦」をなくすために「頑張らない、けど続ける」。慣れるまでこれを続けます。

まだまだ頑張ってはいけません。頑張ると続きませんので^^;

 

「日常」になじませる

日常になじませるとは、なるべく「いい加減」に「たくさん」行動を行う事を指します。

ここで大切なのは、完璧にやるのではなく、なんとなくやる事です。

 

効率化を例に取ると、

ぼくが効率化を始めた時は、まだまだ毎日が忙しく、

効率化している時間があったら仕事を終わらせたい!と思っていました。「苦」の状態ですね。

 

でも、絶対会社を辞めてもっといい会社に入りたい!!!と思っていたので、とりあえず毎日、1件だけでもOKなので、辞書登録を行っていたら、

意外とメールや申請書でのやり取りに掛かる時間が短くなり、

うーん、忙しいのにめんどくさいなぁ、時間が掛かるなぁ、、と思っていた状態から、

効率化をちゃんとするとなんか毎日の仕事が短くなる気がする…!と、

すぐに「効率化めっちゃ楽しい!!」とまではなりませんでしたが、

効率化って良いかも…って思い始めました。ちょっとした恋い焦がれ状態でした。

片思いのイラスト(男性)

 

今思い返すと大事だったことは、いきなりめっちゃ頑張らなかった事です。

いきなりエクセルで仕組み作るんや!!って、
めっちゃ忙しい時期にエクセルをしゃかりきに作っても、忙しさとエクセルの難しさから効率化を諦めていたと思います。

いきなりめっちゃ頑張るのではなく、てきとーに、気分の乗った日だけ、ちょっとグーグルでエクセルを調べてみたり、

辞書登録を3-4件やってみたり。

やる!!って決めたから「絶対に根気強くやる!」のではなく、

やる!!って決めても、自分の決めた目標まで頑張る必要もありません。

ちょっとだけやる。けど、毎日続ける。これが長い目で見た時にもっとも結果に結びつきやすく、そして恐ろしくパワーアップする方法です。

 

「快」と結びつける

最後は、「快」と結びつける方法です。

これは何かと言うと、習慣化したい行動が楽しくて仕方がない状態になることです。

 

実は、ぼくは効率化に関しては完全に「快」と結びついています。

なので、本当につい効率化しちゃいます。

効率化が楽しくて仕方ないんです。

なぜなら仕事を効率化すると、

会社のみんなに喜んで貰えますし、

自分も早く帰って家族と遊べますし、

エクセルの関数やVBAを組んでいる時も、集中して仕事ができて楽しいから、ほぼゲーム感覚なんですよね。

 

ぼくは効率化に於いて、小さな結果が出だしてから徐々に楽しくなりました。なので、何回か休日にもエクセルを組んでいました。

楽しいからついやってしまう。これが「快」と「行動」が結びついた状態、つまり「上りのエスカレーターに乗った状態」です。

 

この仕事効率が悪いなーと思ったら、「やばい効率化したい…」、と

「効率化 = 楽しい」 と、パブロフの犬レベルで効率化を楽しんでいたら、

気付いたら自分ほど効率化に詳しい人も、エクセルに詳しい人も周りにはいませんでした。

「上りのエスカレーター」の力は本当にすごいです。

(ち、ちなみにアイキャッチの犬はパブロフの犬がモチーフです。)

習慣化を妨げる2つの考え方

さいごに、習慣化をさらに加速する考え方について2つだけ紹介します。

完璧主義からの脱却

習慣化の一番の大敵は完璧主義です。

完璧にやろうとして、ちゃんとやれないなー、と思ったら先延ばししてしまうんですね。

ぼくも無数に心当たりがあります。

今日はランニングの時間を30分も取れないなー、辞めとこう。

英語の勉強、20分も時間取れへんしなー、また明日にしよう。

最近、全然ダイエットとか英語とかできてないなぁ…。

ってぼくもなってました!

やっぱり、まとまった時間がないとなかなか続けられないですよね?

 

けど、平本先生はこう続けます。

ちゃんとやる事よりも、いい加減、てきとう、効果でないけど、やり続けていることが大事。

実は完成度、効果よりもやり続けている方が、心理的には「自分はやれてるんだ」と自信がついて、

自尊心が上がってやり続けることができます。

そしてやり続けることができると、クオリティもあがります。

腕立て一回でもやったら、「ダイエット続けれてる!」って、それで良いんです。続いています!

 

これを聞いていて、ぼくはめっちゃ納得しました!

実は、ぼくの効率化もそうだったんですよね。

「ほんのちょっとだけ効率化できればOK!」

「けど毎日続けよう!」

たったこれだけをスローガンに効率化したら、半年後にはもう残業はなくなってました。

 

ただ、「いいかげん、てきとう、頑張らずに」、って案外難しいです。

ちゃんとやらないこと!ってこれまで生きてきた中で、言われた事はないんじゃないかって思います。
 
だからかえって難しいです。何だかモヤモヤするかもしれません。
 
心理学者のアドラーも「不完全である勇気を持つこと」と言うように、完璧にやらないことって勇気がいります。
 
 
「いい加減」に毎日続ける!

もしこれまでなかなか習慣化できていない方は、これを試してみて貰えると、

習慣化できるようになるかもしれません。

自分が変わるためには、何かの行動を変えないといけません。

最初は抵抗があるかも知れませんが、「てきとうに、いい加減に、頑張らずに」、ぜひ続けられている事に意識を向けてみてください^^

本当の目的は何のため?

習慣化するのが何のためか、その本当の目的がしっくり来ていない場合も、

続けられない要因の一つになります。

 

ぼくにとってはダイエットがまさにそうです。

学生時代よりも8キロ近く増量しましたが、痩せて欲しいのは妻の意思であって、

ぼく自身はまだもうちょっと太っても大丈夫だろう!、、、と思っているので、どうしてもやる気になれません笑

習慣化の目的に自分が納得できていない場合も、なかなか習慣化できませんので、

どうしても続かないときは、目的は何のためだっけ?って考えてみることもオススメします。

習慣化のパワー

最後に、自分のやりたいことの習慣化ができるようになると、

毎日少しずつなのであまり実感できないかも知れませんが、

少しではありますが、でも確実に目標に近づくことが出来ます。

 

ぜひ、出来ている自分を想像してから、「てきとうに、いい加減に、頑張らずに」自分のやりたい事を続けてみてください。

長文にも関わらず最後まで読んで頂きありがとうございました。

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なお、初めてエクセルで見積書を作った時の記事はこちらです。
(こちらの記事は短いです)

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いま日本では、残業するのがアタリマエ。仕事はしんどくて当然。みたいな風潮がありませんか? ぼくには娘がいるのですが、将来、社会に対して暗い気持ちになってしまったらイヤだな、と。 定時で帰るのを当然のこととするために、「本質的な技術」や「小手先のテクニック」を紹介しております。 仕事に慣れたところで、10-20%程度しか仕事は早くなりません。エクセルを学んだり、考え方を変えると90%以上の業務時間が短縮ができる事があります。 仕事って人生で一番時間を使うことなので、その仕事のうちの「作業」だけでも自動化できれば、仕事のクオリティは段違いになります。 あなたの仕事のステップを一段階上げるために。また、毎日にゆとりをもたらすための一助になりたいと思っています。
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